Hieronder vindt u meer achtergrondinformatie over de diverse onderwerpen waaraan aandacht moet worden besteed om een betrouwbaar computersysteem op te zetten. Het is bedoeld als een beknopte uitleg over een aantal onderwerpen. Hiermee kunt u zelf bepalen wat u belangrijk vindt voor uw bedrijfsvoering en welke stappen u daarin nog wilt zetten.

Windows 10

Het zal u niet zijn ontgaan dat Microsoft hun Windows 10 versie steeds agressiever onder de aandacht brengt. De periode dat een gratis overstap op dit besturingssysteem nog mogelijk is, wordt steeds korter. Daarbij komt dat je nu wel heel goed moet opletten om Windows 10 NIET geïnstalleerd te krijgen. Eerlijkheid gebiedt te zeggen dat we er niet onderuit komen. Over een jaar hebben we allemaal Windows 10 geïnstalleerd al was het alleen maar omdat de oudere versies niet meer ondersteund zullen worden.
In beginsel is Windows 10 ook geen slechte keuze, maar er zal aandacht besteed moeten worden aan reeds aanwezige randapparatuur, zoals printers en scanners. Die worden niet allemaal in de standaard update procedure correct geïnstalleerd of mogelijk in Windows 10 helemaal niet meer ondersteund.
Binnen Windows 10 zijn een aantal zeer bruikbare veiligheidsopties. Door hier gebruik van te maken, wordt uw computersysteem betrouwbaarder. Ze hoeven alleen maar ingesteld te worden.

Microsoft Office

Dit is de verzamelnaam voor een aantal belangrijke administratieve programma’s. Microsoft heeft hiervan reeds diverse versies uitgebracht in bijna net zoveel combinaties van de onderliggende onderdelen. Versies die onderling verschillen hebben in uiterlijk maar ook in functionaliteit. Een argeloos gebruiker zou hierdoor de weg volledig kwijtraken.
Voorheen werden de versies van Microsoft Office tegen betaling van een éénmalig bedrag aangeschaft. Sinds enige tijd biedt Microsoft het gebruiksrecht in een abonnementsvorm aan onder de naam Office 365. U betaalt dan een vast bedrag per maand voor het gebruik van de software en kunt dit per maand continueren. Deze abonnementsvormen bieden naast een aan aantal voor de hand liggende voordelen ook een aantal minder bekende voordelen. Zo beschikt u altijd over de laatste versie van deze software, maar kunt u deze software met diverse abonnementen ook op meerdere PC’s tegelijkertijd gebruiken. Daarnaast wordt er bij zo’n abonnement ook een behoorlijke hoeveelheid schijfruimte in de Cloud aangeboden. Dat allemaal voor dezelfde prijs per maand.
Probleem bij deze abonnementsvorm is dat Microsoft weer een woud van abonnementen heeft bedacht die zo subtiel van elkaar schillen dat je bijna academisch gevormd moet zijn om deze verschillen correct te interpreteren. Bepalend daarbij is of de software thuis of zakelijk wordt toegepast. Abonnementen voor thuisgebruik zijn niet toegestaan voor zakelijke toepassing en dus niet in te zetten bij de Thomashuizen. Voor de Thomashuizen biedt het “Office 365 Business” abonnement de meeste voordelen:

  1. Volledige versie van de Office onderdelen Outlook, Word, Excel en PowerPoint, installeer baar op 5 PC’s én 5 tablets én 5 smartphones.
  2. De bovenstaande Office onderdelen ook in een online uitvoering.
  3. 1 TB (=1000 GB) opslagruimte in de Cloud onder de naam OneDrive

Dit alles wordt voor € 10,65 inclusief BTW per maand, per gebruiker, aangeboden wanneer u een jaarabonnement afneemt.
In principe heeft u als zorgondernemer voldoende aan een abonnement voor één gebruiker. U kunt de software dan vanaf 5 PC’s gebruiken.

Back-up van de belangrijke bestanden

Over het algemeen heb ik bij de Thomashuizen nauwelijks voorzieningen aangetroffen waarmee op een betrouwbare wijze bestanden worden gedupliceerd naar een veilige omgeving. Het is hierbij net als bij een brandverzekering, het kost geld en inspanning en je hoopt het nooit nodig te hebben, maar je kan eigenlijk niet zonder. Het risico is te groot om het niet te doen. Het risico is de kans dat er iets misloopt, vermenigvuldigd met de impact die dat heeft op de bedrijfsvoering. Zelfs als de kans klein is, maar de impact groot, is er al sprake van een behoorlijk risico.
Van af Windows 8.1 bestaat er de mogelijkheid om bestandsgeschiedenis vast te laten leggen. Wanneer de inhoud van een bestand wijzigt, wordt het als versie op een extern opslagapparaat bewaard. Na verloop van tijd worden er zo verschillende versies bewaard en kunt u te allen tijde een oudere versie ophalen. Van verloren geraakte bestanden kan dus altijd de meest recente versie hersteld worden. Het externe opslagapparaat kan een externe harddisk zijn maar ook een USB-stick met voldoende opslagcapaciteit.
Ook kan de Cloud-opslag van 1 TB van Office 365 een belangrijke rol spelen. Door de opzet van het bestandssysteem op de PC’s slim in te richten, kan de Cloud een prima back-up mogelijkheid zijn voor de belangrijke bestanden.

Back-up van het gehele computersysteem (image back-up)

Een complete systeem back-up heb ik bij geen van de Thomashuizen aangetroffen. Zo’n systeem, ook wel een disaster-recovery genoemd, maakt het mogelijk om bij het volledig onbruikbaar worden van een PC snel weer een operationele PC-systeem beschikbaar te hebben. Vaak binnen enkele uren. Zonder zo’n systeem kan dat dagen duren en wanneer de belangrijke bestanden niet zijn veilig gesteld, zal er blijvende schade zijn.
Windows 10 biedt een standaard mogelijkheid om zo’n disaster-recovery back-up te maken, maar het zal altijd een handmatige actie zijn. Om zo’n proces te automatiseren moet vaak speciale software aangeschaft worden. De kosten daarvan liggen rondom de € 100,00 éénmalig.
Daarnaast heeft u nog een medium nodig waarop zo’n back-up geplaatst kan worden en off-site kan worden bewaard. Portable harddisks, die vanaf € 70,00 beschikbaar zijn (1 TB, USB3) zijn hierbij onontbeerlijk. Liefst zelfs meer dan één. Pas dan heeft u ook voor diefstal en brand een degelijke oplossing, omdat u dan een back-up buiten het pand kunt bewaren.

Synchronisatie van bestanden tussen de diverse PC’s m.b.v. de Cloud.

Zodra u op meer dan één PC werkt, steekt dit probleem al de kop op. Hoe hou je in gaten waar zich het meest recente bestand bevindt? Hoe verzorg je de synchronisatie van de bestanden tussen al deze PC’s? Een aantal Thomashuizen heeft hiervoor een centrale plek in de vorm van en NAS of opslag in de Cloud geregeld. Vaak zijn dat aanvullende, betaalde diensten.
Ook hierbij kan de Cloud-opslag van 1 TB van Office 365 u een dienst bewijzen. Door de opzet van het bestandssysteem op de PC’s slim in te richten, kan voor bepaalde mappen van de OneDrive Cloudopslag synchronisatie ingesteld worden. U zult hierdoor altijd beschikken over de meest recente versie van een bestand, onafhankelijk vanaf welke PC u dat bestand benaderd. Het is zelfs mogelijk tegelijkertijd te werken in hetzelfde document op een manier die we co-creatie noemen. Nooit meer aanpassingen op aanpassingen in verschillende versies van het bestand, maar slecht één versie ervan en dus altijd de meest recente.

Virussen en ransomware

Intussen zijn we er al gewend dat we allert moeten zijn voor computervirussen en hebben we allemaal een vorm van virus-protectie. Helaas is dat niet voldoende omdat de virusscanners altijd achter de feiten aanlopen. Nieuwe virussen moeten eerst ontdekt worden voordat men zich er tegen kan wapenen. Gedurende die fase kan een virus echter veel schade veroorzaken. Ransomware is echt een groot probleem. De bestanden op uw PC worden dan door een virus versleuteld zodat u er niet meer mee kunt werken. Pas wanneer u geld overmaakt naar de virusmaker, kan u weer beschikken over uw bestanden. Slim gebruik te maken van de bovenstaande oplossingen maakt dit probleem beheersbaar. Vanuit de bestandsgeschiedenis of uw Cloud-opslag kunnen vorige (niet-versleutelde) versies terug gezet worden.

Terug naar Onderhoudsservice

 

Oplossingen:

ntree AVOI-manager

AVOI-manager

Grip op en regie over graafwerkzaamheden

ntree Zelfroosteren zorg

Zelfroosteren zorg

Eenvoudig dienstroosters samenstellen

ntree Relatiebeheer

Relatiebeheer

Efficiënt adresbeheer met contactvoortgang

ntree No Cure No Pay

No Cure No Pay

Alleen betalen voor resultaat

ntree Webapplicatie ontwikkeling

Webapplicatie ontwikkeling

Altijd online werken

Laatste nieuws:

20-12-2017 PDOK lagen in de AVOI-manager

Sinds november werken de AVOI-manager gemeenten met de versie 2.1 van de AVOI-manager.…

04-12-2017 Plancard Zorg en de CAO's 2018

Al geruime tijd is de 2018 versie van Plancard Zorg beschikbaar. Plancard Zorg is met de…

09-10-2017 Dag van de openbare ruimte

Op 27 en 28 september 2017 stond NTREE Solutions onder de naam AVOI-manager op de beurs…

26-09-2017 Wij staan op de beurs Dag van de openbare ruimte

Morgen is het zover, dan staat AVOI-manager op "Dag van de Openbare Ruimte", op 27 en 28…

Referenties: