Generiek documenten aanmaken met n-Office

Met de n-Office client kunt u vanaf een werkstation al uw huisstijlcorrespondentie produceren. Veel documenten worden echter ook door “andere” toepassingen en beheersystemen aangemaakt. De betreffende software biedt dan de mogelijkheid om documenten aan te maken vanuit de binnen dat programma beheerde processen. Meestal wordt in dat geval een Word-document geproduceerd, waarbij de data uit de toepassing worden “samengevoegd” met Word-sjablonen. Die sjablonen worden soms bij het betreffende pakket geleverd, maar worden gewoonlijk door de organisatie zelf onderhouden.

Generieke document creatie applicatie (DCA)
Hoe mooi zou het niet zijn als álle (Word)documenten producerende toepassingen gebruik maken van één sjablonensysteem (DCA), waarin sjablonen en daarin gebruikte teksten eenduidig kunnen worden beheerd?
Door gebruik te maken van n-Office en n-Office Server Edition (NOSE) kan een organisatie een grote stap maken in de richting van dit ideaal. Vanuit de aanleverende toepassing worden de voor het document noodzakelijke gegevens simpelweg naar de NOSE gestuurd. Desgewenst gebeurt dit via een “intermediair” als Microsoft BizTalk, door gebruik te maken van de beschikbare (StUF documentcreatie-services) webservice of door simpelweg een XML-bestand in de juiste “poll-map” te plaatsen.

n-Office Server verwerkt de gegevens uit het externe pakket tot een document en slaat dit document op in het DMS van de organisatie, waar de gebruiker het kan terugvinden aan de hand van de metadata. Er kan ook terugkoppeling plaatsvinden naar de aanleverende applicatie, zodat de gebruiker het document vanuit die applicatie kan openen.